Conseils aux organisateurs pour une épreuve réussie....

[nicovirg]

Voilà donc un nouveau fil où j'espère que le gentil bénévole motivé pour organiser une compétition pourra trouver qques réponses et conseils sûrement bienvenus.

On commence par l'essentiel : cargol, déchargement et gestion des traces.

Les habitués de l'organisation peuvent ils nous éclairer sur ce qui marche, les ptis trucs qui ont fait la différence et surtout les choses a ne pas faire.

Merci

[pop270974]

si tu n'as jamais utilisé cargol il y a une première approche ici : http://lavl.free.fr/Est_Vosges/Usage-Cargol.html

et ensuite il faut pratiquer pour être opérationnel le jour J, le plus facile c'est de se faire entourer lors de tes manches par un DT qui maitrise déjà le sujet

voila pour une première approche

[laurentgedm]

Essaie de te procurer tous les modèles courants de GPS, et de décharger une trace avec chacun d'eux, et ce quelques semaines avant la compète, afin d'avoir tous les problèmes possibles avec les drivers et de les résoudre la tête froide.

[Vivien]

je ne suis pas un expert compète, mais pour la partie déchargement, on s'en est pas mal sortis apparemment sur la Sport de St Hil en 2012.
Donc voici comment nous avions procédé :

- 2 bénévoles assignés à la partie informatique (avec des profils un peu geeks sur les bords ), 3 ou 4 pc portables (si possible avec port COM natif, ou au moins un adaptateur COM sur USB), une poignée de clés USB

- avant la compète, on s'était fait 1 ou 2 réunions spécifique informatique pour valider le matériel, prendre en main cargol, ...

- le jour J : 1 ou 2 PC avec GPSdump à dispo des compétiteurs, la plupart savent décharger leur gps. On leur demande d'enregistrer leur trace au format "prénom_nom.igc" sur une clé usb
1 PC avec bénévole qui décharge le gps de ceux qui ne savent pas faire, et qui enregistre encore la trace igc sur une clé usb
1 PC avec bénévole sur lequel est installé cargol avec la manche du jour. le bénévole réceptionne les clés usb, copie les fichiers sur le disque dur, puis importe les traces de chaque compétiteur dans cargol

les PC supplémentaires permettent d'absorber les coups de bourre (quand 10 compétiteurs arrivent en même temps)
J'avais pris le PC avec Cargol pendant le briefing et rentré la manche en même temps que les compétiteurs sur leur GPS pour vérifier qu'on avait tous la même chose, ça permet de gagner du temps pour voler un peu avant que le 1er ne boucle

si tu as des questions, n'hésite pas !

[pop270974]

EN gros :

le plus important c'est de décharger les traces avec gps dumps, que tu mets dans 1 dossier genre "1ere manche"
Là tu aura 50% du boulot de fait

[Man's]

Pour Cargol, Vivien a bien résumé l'organisation qu'on avait mise en place et qui s'est avérée efficace.

Sinon, quelques idées en vrac pour les questions d'ordre plus général, à compléter bien entendu :

- faire une manche objectivement bouclable, à la difficulté progressive, surtout pour une Sport (et si possible sans difficulté pour une Loisirs) : l'objectif de la majorité des compétiteurs Sports et Loisirs, c'est de se faire plaisir sur un parcours sympa et à leur portée, et ça n'empêchera pas les "bons" de se tirer la bourre devant. Si la plupart boucle la manche, ils seront content de leur vol et apprécieront la compète, et bonus évident mais non négligeable, la récup sera facilitée.

- Au pré-briefing, donner des heures prévisionnelles pour les briefings suivant, la probable heure de la manche, les conditions meteo, tout ce que vous aimeriez savoir en tant que compétiteur

- préparer un flyer avec toutes les infos utiles pour la compète : fréquences radios et telephone orga/récup bien sûr, mais aussi les adresses du QG, du resto du samedi soir, etc

- pour les sandwiches, mettre les ingrédients en libre service et laisser les gens se les composer eux-même (en précisant les quantités max par personne) : on avait fait ça pour nous faciliter la tâche, mais à notre grande surprise, on a eu des remerciements de végétariens ou de personnes ne mangeant pas de porc ou de beurre !

- prévoir si possible un mégaphone ou micro et Haut-parleurs pour le DE

- s'assurer d'avoir une imprimante qui fonctionne pour les résultats

- mettre les résultats en ligne au plus vite, ce sera ça de fait et les compétiteurs apprécient de voir leur classement final

- avant la compète, informer par mail dès une semaine avant les compétiteurs des infos sur la manche (heure et point de rendez-vous, etc), de la tendance météo, puis faire un point de plus en plus régulier sur la meteo et sur les probabilités de maintien de la manche pour chaque jour

- pour ceux qui sont à l'organisation, éviter de faire trop de choses à la fois :  par exemple, faire le DT, participer en tant que compétiteur et s'occuper de l'orga, ça fait beaucoup.

[.:Niko:.]

et  pour avoir créé le fil
et  pour y avoir posté !!

[aileF]

pour les compètes treuil, prévoir un liste des compétiteurs imprimée pour le starter (dans l'ordre de départ, donc imprimée juste au dernier moment, ça va avec l'imprimante)
à défaut un bon carnet, un bon crayon (et un crayon en rab dans sa poche). un mégaphone c'est bien, mais une grosse voix, c'est plus sympa

[Neron]

 

Merci pour ce fil et ces conseils bien utiles ! J'avais récupéré de mon coté le bilan fait par les ailes des baronnies suite au CDF2013 avec un conseil supplémentaire bien utile : éviter que l'ouvreur décolle avec les clés de la navette dans la poche...

Et pour une épreuve multisport type marche-vole-court et pédale, des conseils particuliers ? On a ça en musette pour 2014 du coté de Montclar, en version amicale test pour la première année.

[ppa]

 J'ai aussi répondu sur le fil Cargol.

 Pour les déchargements à part, effectivement ça peut être un soluce mais il faut plein de PCs (et des moyens) surtout pour une B locale light à 1 ou 2 organisateurs ! Il faut aussi songer à montrer le décodage de la trace au compétiteur pour détecter les grosses boulettes au plus vite avant le classement final !

 Pour envoyer les résultats, beaucoup attendent que ça soit vérifié dans tous les sens mais comme on peut tout ré-envoyer à volonté, on peut très bien dès le soir même envoyer ce qui a fait le classement sur-place. Tant que c'est pas validé (en vert), on corrige et patche avec le responsable régional jusqu'à que tout le monde soit content ! J'ai rarement vu des compet où le résultat du dimanche était parfait et définitif !!!

[Man's]

Pour les déchargements à part, effectivement ça peut être un soluce mais il faut plein de PCs (et des moyens) surtout pour une B locale light à 1 ou 2 organisateurs !

Pas tant de moyens que ça en fait, deux vieux portables de récup en plus de celui pour Cargol font l'affaire.
Par contre, c'est pas mal d'avoir vérifié avant avec le plus possible de GPS qu'ils étaient bien compatibles, ce qui n'est pas forcément évident d'ailleurs (à trouver et à faire fonctionner).

[ppa]

 C'est pour ça que plutôt qu'avoir un vieux  hub série pour les MLR (comme dans notre ligue), un portable correctement configuré dans chaque ligue, ça peut s'envisager ! Je pense que hors ces pbs de driver, ça doit pas être dur de déloguer !

[Guillaume V]

Moi je te conseille de tout décharger par GPS Dump et à la fin seulement tu recharges les traces dans Cargol.

Sinon question Soft : Quid des softs plus répandus à l'international CompCheck (PWC) ou FS (FAI) ?....

[laurentgedm]

Ah, les MLR, ça aussi ça devrait être interdit!

 

[fabrice]

Conseils:

Ne charger les balises que pour les cas particuliers : la norme devrait être que le compétiteur charge les balises avant d'arriver à la compet. C'est d'ailleurs ce que nous faisons dans les Vosges avec succès depuis plusieurs années.  Cela encourage les compétiteurs à maîtriser leur matos, même si c'est déjà leur devoir.
http://lavl.free.fr/GPS_devoirs_competiteur_parapente.html
J'avais même proposé de faire payer le chargement des GPS!

Au déchargement :
- faire des files indiennes par type de GPS
- favoriser les pilotes donnant des GPS faciles à décharger comme les Garmins 60...
- traiter par série le même type de GPS, cela évite de s'emmêler, notamment avec les numéros de ports créés .
- traiter les cas problématiques en dehors des coups de bourre.

@Guillaume,
Pour avoir utilisé le logiciel de la FAI sur 4 compets, je peux affirmer qu'il a aussi des inconvénients et n'est pas réellement supérieur à Cargol, cela transparait moins parce que souvent ce sont des spécialistes au commande avec du matos rodés.
Les "français" qui maîtrisent cargol, (et windows), s'en sortent facilement.
De +, cargol est lié au site web : chargement des inscrits, mise en ligne des résultats !

[piment]

Mouais, sauf que le gars dont tu décharges la trace aime bien savoir ce qui va lui être validé, à quelle heure il est censé avoir passé la ligne, etc. Et que si tu commences par tout décharger avec GPSdump va falloir tout vérifier en faisant revenir les pilotes une fois la trace importée dans Cargol. Parce qu'il y a quand même souvent des artefacts qui font que par ex une trace n'est pas prise en totalité.
En fait en tant que vieux con ce que je peux dire c'est que Cargol marchait plutôt très bien tant qu'il y avait une grande majorité de MLR, les quelques renégats en Garmin12 compliquaient un peu le déchargement mais on les faisait passer à la fin, tout les autres étaient déjà à l'apéro, ça leur faisait les pieds...
 

[nicovirg]

Petite question concernant les récompenses :

Il est dit sur le règlement que les frais d'inscription neservent pas à financer les lots de l'épreuve.
Alors d'où proviennent les lots de nos compétitions ?
Des seuls dons liés au partenariat ?
Cela limite forcément la dotation en lot.
Pourquoi une telle mesure ?

Volibrement

[Tsitsi]

Quelques idées de plus :

- J'ai vu 2 fois à la compéte de Vol Aix toute l'équipe avec le même tee shirt d'une couleur bien voyante au logo du club organisateur.
C'est top, toutes les personnes de l'organisation sont clairement identifiées et en cas de besoin ou question c'est très facile de savoir à qui s'adresser.
(Et en plus ça impressionne car on voit combien de personnes sont nécessaires pour un organisation réussie.)

- Pour les déchargements de traces, malgré toutes les bonnes volontés des organisateurs, il arrive que des pb soient là et que la files d'attente soit interminable.
Sur le "flyer" conseillé plus haut de fournir avec les fréquences radio, récup, etc... il est bon de fournir une adresse mail pour envoyer les traces.

- Je confirme que le buffet libre service pour le repas c'est top.

- J'ai fais une compéte loisir avec un ouvreur de choix (Il se reconnaitra Gd Bornand 2013) qui fait la manche avec 15 à 20 mn d'avance sur tout le monde et qui annonce les conditions en l'air à chaque balise : très rassurant et donc sécuritaire pour les débutants.
Excellent idée.

  

[fabrice]

Petite question concernant les récompenses :

Il est dit sur le règlement que les frais d'inscription ne servent pas à financer les lots de l'épreuve.
Alors d'où proviennent les lots de nos compétitions ?
Des seuls dons liés au partenariat ?
Cela limite forcément la dotation en lot.
Pourquoi une telle mesure ?

C'est peut être mal formulé, mais  tu peux utiliser le prix des inscriptions  pour payer les lots... une fois que tu as réglé tes autres factures
Mais ce qui veut être évité par cette règle, c'est que le prix d'inscription soit majoré pour financer des lots ou un chèque aux vainqueurs.

[laurentgedm]

Petite question concernant les récompenses :

Il est dit sur le règlement que les frais d'inscription neservent pas à financer les lots de l'épreuve.
Alors d'où proviennent les lots de nos compétitions ?
Des seuls dons liés au partenariat ?
Cela limite forcément la dotation en lot.
Pourquoi une telle mesure ?

Volibrement

Sur celle que j'ai organisée en 2011 (la dernière A avant l'interdiction des voiles non homologuées), on avait fait un appel à sponsors pour les lots. Ca avait permis de récolter pas mal de petits trucs sympa.
Les compétiteurs ne viennent pas pour les lots mais pour le vol, l'ambiance, la gagne (pas forcément dans cet ordre).

Sur des compétitions internationales j'imagine que c'est différent.

[.:Niko:.]

Bonjour,

L'esprit de la règle est que le montant des inscriptions ne serve pas à fournir un "prize-money" aux premiers, ...

Selon mon expérience, les lots sont généralement issus de dons/sponsoring et tres tres tres rarement "achetés" par les organisateurs, ...

Nicola

[Maurice]

Il est dit sur le règlement que les frais d'inscription neservent pas à financer les lots de l'épreuve.
Alors d'où proviennent les lots de nos compétitions ?
Des seuls dons liés au partenariat ?
Cela limite forcément la dotation en lot.
Pourquoi une telle mesure ?

Et pourquoi y en aurait-il des Lots, en tout cas systématiquement ???
Je suis de l'avis de Laurent, ou au moins j'espère que c'est le cas, que les compétiteurs ne viennent pas à une compétition pour les lots. Et il est normal que les inscriptions ne soient pas destinées à cet usage.
Même si une petite récompense peut être toujours la bienvenue, je me souviens que sur certaine compétitions de course à pied sur route les prix, obtenus des sponsors, étaient distribués au hasard des numéros de dossard. Cet esprit me plaisait bien.
Et la plupart du temps les budgets des organisateurs ne le permettent pas. Organiser une compétition est lourd en efforts et en dépenses, et il me semble normal que le club qui se dévoue en tire un petit revenu pour subventionner ses activités avant de le dépenser en lots et récompenses aux compétiteurs.
Il y a des tas d'autres sport, aussi de plein air, où les compétiteurs ne sont pas autant pris en charge.

A+